Samverkan för underentreprenören: vad ändras när projektet är i samverkan?

I en samverkansentreprenad har beställaren och entreprenören kommit överens om öppenhet och gemensamma beslut. För underentreprenören kan vardagen i samma projekt se ut på två helt olika sätt, beroende på om ni är med i samverkan eller levererar till den utifrån.

Två sätt att vara med

Utanför samverkan, på fast pris. Ert avtal med entreprenören ser ut som i vilket projekt som helst. Att entreprenören samverkar med beställaren ändrar inte ert kontrakt. Ändringar hanteras som vanliga ÄTA mot entreprenören, och er kalkyl är er egen.

Inne i samverkan, ofta på löpande räkning. Ni kommer in tidigare, ibland redan under projekteringen, och bidrar med kalkyler, alternativa lösningar och planering. Ni får betalt för era verkliga kostnader plus ett arvode, och er ekonomi redovisas öppet. Ibland delar ni också i projektets incitament.

Båda modellerna kan finnas i samma projekt. Det är vanligt att de största installatörerna är med i samverkan, medan mindre och mer avgränsade arbeten handlas upp till fast pris.

Vad ni vinner på att vara med

• Ni kan påverka innan det är för sent. Den som är med under projekteringen kan föreslå lösningar som är enklare att bygga, i stället för att ta emot handlingar och räkna på dem som de är.
• Mindre överraskningar i produktionen. Det som oftast ställer till det för en underentreprenör är bristande planering, information som kommer för sent och arbeten som inte går att förutse. Ett klassiskt exempel är byggstarten som skjuts upp medan slutdatumet ligger fast. Gemensam planering riktar sig mot just de problemen.
• Ni får betalt för det ni faktiskt gör. På löpande räkning behöver ni inte bygga in risk i ett fast pris för sådant ingen kan förutse. Med fast pris tenderar varje part att se till sina egna kostnader. När ersättningen följer de verkliga kostnaderna blir det lättare att fokusera på helheten och på gemensamma lösningar.

Vad det kostar att vara med

• Öppna böcker. Era timmar, timpriser och materialinköp, inklusive rabatter, ska kunna redovisas och granskas. Det kräver ordning i underlaget från första dagen. Hur självkostnad och arvode fungerar beskrivs i Öppen redovisning i tre led.
• Tid i gemensamma forum. Workshops, planeringsmöten och projektering tar tid från produktionen. Klargör i förväg om den tiden ersätts.
• Incitamentet kan gå åt båda hållen. Delar ni i ett överskott delar ni ofta också i ett överskridande, och det är en risk ni inte har prissatt själva. Se Riktkostnad och ÄTA.

Reda ut innan ni skriver på

Det mesta som skaver i slutet av ett samverkansprojekt går att föra tillbaka till något som aldrig bestämdes i början. Ställ de här frågorna till entreprenören innan avtalet skrivs:

• Ersättningsform. Fast pris, à-priser eller löpande räkning?
• Självkostnad och arvode. Vad räknas som kostnad, vilka timpriser gäller, hur stort är arvodet och vad ska det täcka? Hur hanteras rabatter?
• Incitament. Är ni med? Mot vilken riktkostnad, med vilken fördelning, och finns det ett tak?
• Samverkanstid. Ersätts tid i workshops, planering och projektering?
• Granskning. Vad ska redovisas, hur ofta och vem granskar?
• Ändringar. Hur underrättar ni, vem beslutar hos entreprenören, och hur snabbt ska ni få svar?
• Forum och kontaktvägar. Vilka möten ska ni vara med på, och vem är er kontakt?

ÄTA när projektet är i samverkan

Er motpart är entreprenören. Era ÄTA går alltid till entreprenören, inte till beställaren, även om beställaren är en aktiv part i projektet.

Det finns två spår. Ett mellan er och entreprenören, och ett mellan entreprenören och beställaren. Att entreprenören godkänner er ÄTA betyder inte automatiskt att beställaren betalar den eller att riktkostnaden flyttas. Det förklarar varför entreprenören ibland vill vänta in beställaren innan de svarar er.

På fast pris är en ändring en vanlig ÄTA: underrätta i tid (se ÄTA-underrättelse) och håll isär sak och kostnad (se Sak och kostnad).

På löpande räkning får ni betalt för kostnaderna ändå, men ÄTA-hanteringen behövs fortfarande. Den avgör om riktkostnaden ska justeras och därmed hur ett eventuellt incitament faller ut, och den visar i efterhand vem som beslutade om vad.

Räkna också med att fler än entreprenören kan se era siffror. Med öppen redovisning mot beställaren kan beställaren se vad entreprenören betalar er.

Checklista under projektet

• Vi vet om vi är med i samverkan eller levererar utanför den.
• Vi rapporterar timmar och sparar verifikat löpande, inte i efterhand.
• Vi underrättar entreprenören utan dröjsmål om ändringar, med bedömning av tid och kostnad.
• Vi tar upp problem tidigt i de gemensamma forumen, inte först vid slutregleringen.
• Vi följer beslut och svar per ärende, så att vi vet vad som är godkänt och vad som väntar.

Så stödjer ByggBalans detta

I ByggBalans skickar ni era ÄTA till entreprenören i samma struktur, oavsett projekt och entreprenör. Sak och kostnad prövas var för sig, och under Mina ärenden ser ni vad som väntar på er. I projekt där beställaren är med hålls beställarens spår skilt från ert, och ni ser entreprenörens beslut men aldrig beställarens. Varje beslut loggas med namn, datum och belopp, och ett dagligt mejl sammanfattar vad som hänt i era projekt.

Den här texten är allmän information och ersätter inte juridisk rådgivning. Det är villkoren i ert avtal som gäller.