Ett ÄTA-ärende innehåller egentligen två huvudfrågor. Blandas de ihop riskerar ärendet att stanna så fort man är oense om beloppet. Så här skiljer du dem åt.
Två frågor, två beslut
Saken: ska arbetet utföras, och ingår det redan i uppdraget eller inte?
Kostnaden: vad kostar arbetet, och vilket belopp kan godkännas?
Det är två olika bedömningar. Den första handlar om behovet och avtalets omfattning, den andra om kalkyl, enhetspriser och påslag. Ändå tas de ofta i ett och samma beslut — och den som tar ställning till båda på en gång tvingas ofta säga nej till hela ärendet när det bara är beloppet som är fel.
Därför lönar det sig att skilja dem åt
- Arbetet kan komma igång tidigare. När saken är godkänd vet alla att arbetet ska utföras, även om priset fortfarande diskuteras.
- Alla vet var de står. Oavsett om saken godkänns eller nekas blir det tydligt var parterna står, och en oenighet om beloppet blir inte ett ifrågasättande av att arbetet behövs.
- Det blir tydligt i efterhand vad som faktiskt godkänts. ”Godkänd i sak” betyder att parterna är överens om att underrättelsen berättigar till en justering av ersättningen — inte att beloppet är godkänt. Det syns direkt i ärendet.
Varför kostnadsfrågan ofta är svår att reda ut
När saken är avgjord återstår kostnaden. Sällan tillkommer ett arbete under samma förutsättningar som gällde när kontraktet skrevs — då hade det varit enkelt.
Oftast behöver entreprenören visa vad som ingick i kontraktsåtagandet: en kalkylerad kostnad som prissattes under konkurrens och tidspress, och som aldrig tidigare redovisats i detalj. Beroende på hur ÄTA-arbetet ska regleras enligt avtalet kan det ingående värdet behöva brytas ut och räknas av som ett avgående arbete, och ersättas av verifierade kostnader som uppstått under andra förutsättningar.
Det är normalt, och båda parter har ett intresse av att komma överens. Men det ställer krav på samarbetsvilja och förståelse för varandras intressen — och på kalkyl, bokföring och redovisning av material och timmar. Med en saklig och professionell inställning kan arbetet komma igång tidigare, och produktionen slipper bli ineffektiv eller hamna i tidsnöd medan frågor står olösta.
Vilka utfall finns?
För saken kan mottagaren godkänna eller neka — eller be avsändaren att komplettera underrättelsen först.
För kostnaden kan mottagaren godkänna beloppet, godkänna en del och lämna ett motbud, eller neka.
Motivera nekanden och delgodkännanden. Ett nej eller ett lägre belopp utan förklaring skapar fler frågor än det löser. Skriv kort varför, så att motparten vet vad som behöver kompletteras eller ändras.
När parterna inte är överens om beloppet
Vid ett motbud kan avsändaren acceptera det, neka det eller lägga ett nytt bud. Så fortsätter det tills parterna är överens — eller tills ärendet behöver hanteras som en tvist enligt avtalet.
Under hela förhandlingen är det viktigt att varje steg dokumenteras med datum och belopp. Då går det att följa hur ärendet utvecklats, och ingen behöver rekonstruera det i efterhand.
Checklista för mottagaren
- Jag har tagit ställning till saken separat från kostnaden.
- Jag har motiverat ett nej eller ett delgodkännande.
- Jag har svarat senast på svarsdatum.
- Jag har dokumenterat beslutet med datum och belopp.
- Jag vet vad som händer härnäst — vem som ska agera och när.
Så stödjer ByggBalans detta
I ByggBalans beslutar mottagaren om sak och kostnad var för sig, med godkänna, delgodkänna och neka som tydliga val. Motbud, nya bud och svar loggas i ärendet, och alla parter ser samma läge.
Vill du se hur det fungerar i praktiken?
Berätta kort om ert projekt eller er organisation, så visar vi hur ByggBalans skulle passa er.
Skriv till ossDen här texten är allmän information och ersätter inte juridisk rådgivning. Det är villkoren i ert avtal som gäller.