Beställarens roll i ÄTA-flödet: besluta i tid och med rätt mandat

Beställaren är den som till slut betalar för ändringarna. I en samverkansentreprenad blir beställaren också en aktiv part i flödet, med rätt till full insyn och ett ansvar att fatta beslut i tid. Hur väl det fungerar avgörs av båda parter: tydliga mandat, snabba svar och ett gemensamt underlag.

Full insyn — direkt, inte vid nästa byggmöte

I samverkansprojekt är löpande insyn i projektets ÄTA ofta ett uttryckligt krav i förfrågningsunderlaget. I praktiken får beställaren ändå inte sällan en sammanställning först till nästa byggmöte, ibland veckor efter att ärendena uppstod, och då är det svårt att påverka något.

I ByggBalans sker insynen automatiskt. I projekt där beställarrollen är påslagen ser beställaren varje ÄTA så fort den skickas, även underentreprenörernas, med belopp och status. Ingen behöver sammanställa något. Beställaren vet exakt hur många ÄTA det finns i projektet och hur mycket de omfattar, alltid aktuellt, dygnet runt.

Beslut som ligger hos beställaren

Beställaren fattar många beslut under ett projekt. I ÄTA-flödet är några av de viktigaste:

• Att beställa ändringar. Beställaren har som huvudregel rätt att beställa ändringar och tillägg som hänger ihop med kontraktsarbetena, och entreprenören är då normalt skyldig att utföra dem. Det finns gränser, till exempel för arbeten av väsentligt annan art än det som ingår i kontraktet. Beställningen bör alltid vara skriftlig.
• Att ta ställning till entreprenörens underrättelser. När entreprenören anmäler att något avviker från kontraktet behöver beställaren besluta om saken och om kostnaden, gärna var för sig. Se Sak och kostnad: två beslut, inte ett.
• Att justera riktkostnaden. I samverkan med riktkostnad avgör beställaren tillsammans med entreprenören vilka ändringar som flyttar riktkostnaden. Se Riktkostnad och ÄTA.
• Att granska kostnaderna. Med öppen redovisning har beställaren rätt att ta del av underlaget, men också ett ansvar att faktiskt göra det. Se Öppen redovisning i tre led.

Vem får säga ja — på båda sidor?

Ett av de vanligaste problemen är inte ett felaktigt beslut, utan ett beslut som fattats av fel person. En projektledare som säger ”kör på” vid ett platsbesök, en förvaltare som godkänner en lösning i ett mejl, en arbetsledare hos entreprenören som lovar ett pris som ingen med mandat har godkänt. Arbetet utförs i god tro, och i efterhand är det oklart vem som faktiskt band sin part.

Därför behöver båda parter redovisa sina mandat innan projektet startar:

• Beställaren: vem som får beställa ändringar och godkänna underrättelser, och upp till vilket belopp.
• Entreprenören: vem som får skicka underrättelser, lämna och godta priser och acceptera ett delgodkännande, och upp till vilket belopp.
• Båda: när ett ärende ska lyftas till en högre nivå, till exempel en styrgrupp, och vem som ersätter den ordinarie beslutsfattaren vid semester och sjukdom.

Skriv ner det, byt listorna med varandra och uppdatera dem när någon byter roll. Tydliga mandat skyddar båda parter.

Ett sent beslut kostar också

Varje dag ett ärende väntar på besked står arbetet still, eller fortsätter på osäker grund. Båda kostar pengar, och det gäller beslut på båda sidor.

• Håll svarsdatum. Kan ni inte ta ställning i tid, säg det och ange när ni kan.
• Besluta om saken först när kostnaden kräver mer utredning. Då kan arbetet starta medan priset diskuteras.
• Motivera nej och delgodkännanden. Ett nej utan förklaring leder till nya frågor och fler varv.

Full insyn — men besluten följer avtalen

I en samverkansentreprenad med öppen redovisning har beställaren rätt att se projektets ÄTA direkt, även underentreprenörernas. Det är inte entreprenören som väljer vad beställaren får se.

Besluten följer ändå avtalskedjan. En underentreprenörs ÄTA avgörs mellan underentreprenören och entreprenören. Det som ska regleras mot beställaren avgörs mellan entreprenören och beställaren. Insynen gör att beställaren kan ställa frågor och ta upp saker tidigt, men förhandlar beställaren direkt med en underentreprenör blir det oklart vem som har beslutat vad.

Samverkan kräver en aktiv beställare

En samverkansentreprenad fungerar sällan med en beställare som bara tar emot rapporter. Den förutsätter en beställare som deltar i planering och uppföljning, fattar beslut i de gemensamma forumen och har tid att sätta sig in i underlagen. Saknas den kapaciteten är det värt att fundera på om samverkan är rätt affärsform för projektet.

I praktiken betyder det att beställarens projektledare behöver avsatt tid för projektet, inte bara en plats i mötesserien.

Många ÄTA avgörs innan de uppstår

En stor del av ändringarna i ett projekt går att spåra till beslut som fattades, eller inte fattades, innan produktionen startade: krav som aldrig preciserades, verksamheter som inte fick tycka till i tid, handlingar som inte samordnades. Beställaren har störst möjlighet att påverka ÄTA-volymen tidigt, när det fortfarande är billigt att ändra sig.

Är beställaren en offentlig organisation finns ytterligare en sak att tänka på redan vid upphandlingen: ändringsklausulerna. Se avsnittet om LOU i AB 25 och ÄTA.

Checklista för beställaren

• Vi har löpande insyn i projektets ÄTA, inte bara sammanställningar till byggmötena.
• Vi har bestämt vem som får beställa och godkänna, och upp till vilket belopp.
• Vi har bytt mandatlistor med entreprenören och vet vem som får binda dem.
• Vi håller svarsdatum, eller meddelar när vi kan svara.
• Vi beslutar om saken först när kostnaden behöver utredas vidare.
• Vi motiverar nej och delgodkännanden.
• Vi tar upp frågor om underentreprenörernas ärenden med entreprenören, inte direkt med underentreprenören.
• Vår projektledare har avsatt tid för projektet.

Så stödjer ByggBalans detta

I ByggBalans kan beställarrollen slås på per projekt. Beställaren ser då alla projektets ÄTA direkt och beslutar om det entreprenören lägger fram, i sak och kostnad: godkänner, delgodkänner, nekar eller föreslår tvist, med en motivering. Vem som får attestera sätts per part och konto, och under Mina ärenden ser beställaren vad som väntar. Beställarens beslut hålls i ett eget spår som underentreprenörerna aldrig ser, och varje beslut loggas med namn, datum och belopp.

Den här texten är allmän information och ersätter inte juridisk rådgivning. Det är villkoren i ert avtal som gäller.