Öppen redovisning i tre led: beställare, entreprenör och underentreprenör

Öppna böcker låter enkelt: alla ser vad projektet faktiskt kostar. I praktiken avgörs insynen av det svagaste ledet i kedjan — och av vad parterna skrev in i avtalet innan första spadtaget.

Vad öppen redovisning betyder

Öppen redovisning innebär att beställaren får insyn i entreprenadens verkliga kostnader: vad arbete, material, maskiner och underentreprenörer faktiskt kostat, och vad entreprenören tar ut ovanpå det. Det är motsatsen till ett fast pris, där beställaren bara ser slutsumman.

Arbetssättet hör oftast ihop med samverkansentreprenad, där beställare och entreprenör planerar, kalkylerar och följer upp tillsammans. Samverkan är ingen egen entreprenadform. Den läggs ovanpå en utförande- eller totalentreprenad (AB 04 eller ABT 06), vanligen med ersättning på löpande räkning och ofta med en riktkostnad och ett incitament.

Självkostnad plus arvode

På löpande räkning byggs ersättningen upp av två delar: självkostnaden, alltså det entreprenaden faktiskt kostat, och ett arvode som täcker entreprenörens gemensamma omkostnader och vinst. I AB 04 och ABT 06 regleras detta i kapitel 6 § 9–10. Några punkter som ofta blir viktiga i ett öppet projekt:

• Vad som räknas som kostnad. Standardavtalen räknar upp kostnadsslagen, till exempel arbete, material, hjälpmedel och underentreprenader. Parterna kan avtala annat, och i samverkansprojekt gör de ofta det.
• Vad arvodet täcker. Enligt standardavtalen ingår bland annat centraladministration, räntor och vinst i arvodet. Då ska de inte också dyka upp som kostnadsposter.
• Rabatter. Rabatter som är knutna till årsomsättning tas hänsyn till när arvodet bestäms. Andra rabatter ska komma beställaren till godo direkt.
• Upphandling av underentreprenörer. Entreprenören ska så långt det går konkurrensutsätta sina inköp av underentreprenörer och leverantörer.
• Granskningsrätt. Beställaren har rätt att ta del av underlaget för kostnaderna.

Tre led — och var insynen tar slut

I ett projekt med beställare, total- eller generalentreprenör och underentreprenörer finns två affärsrelationer: beställaren mot entreprenören, och entreprenören mot varje underentreprenör. Öppenheten i den första relationen säger ingenting automatiskt om den andra.

Underentreprenör på fast pris. Beställaren ser det entreprenören betalar till underentreprenören, alltså fakturan. Underentreprenörens egen kalkyl, timmar och marginal syns inte. För beställaren är det en kostnad som alla andra, och öppenheten slutar där.

Underentreprenör på löpande räkning inom samverkan. Här kan öppenheten fortsätta ett led till. Då behöver samma frågor avtalas en gång till: vad som är självkostnad, vilket arvode som gäller och hur granskningen går till, fast nu mellan entreprenören och underentreprenören.

Ingen av modellerna är fel. Men alla parter behöver veta vilken som gäller för vem. Annars kan beställaren tro att allt syns, när en stor del av projektets kostnad i själva verket ligger i fasta priser som ingen granskat.

Varför ÄTA fortfarande behövs

En vanlig tanke är att ÄTA-hantering blir onödig när allt ändå betalas på löpande räkning. Det stämmer sällan.

• Riktkostnaden. Om projektet har en riktkostnad avgör en ändring om riktkostnaden ska flyttas. Det påverkar direkt hur ett över- eller underskott delas. Mer om det i Riktkostnad och ÄTA.
• Underentreprenörer på fast pris. För dem är en ändring precis lika mycket en ÄTA som i vilket projekt som helst. Den ska underrättas, prissättas och beslutas mot entreprenören.
• Spårbarheten. Även när pengarna flyter på löpande räkning behöver det gå att visa vem som beslutade om en ändring, när och varför.

Där det brukar skava

• Underlaget samlas i efterhand. Verifikat och tidrapporter som ska plockas fram först vid slutregleringen är svåra att granska och lätta att ifrågasätta.
• Granskningen görs för sent. Stickprov under projektets gång hittar fel medan de fortfarande går att rätta. En stor revision i slutet blir lätt en förhandling.
• Fakturor utan koppling. En underentreprenörsfaktura på en klumpsumma, utan koppling till moment eller ÄTA, säger lite om vad pengarna gick till.
• Siffror utan beslut. Beställaren kan se exakt vad något kostade men inte vem som godkände det. Öppen ekonomi utan en tydlig beslutslogg ger bara halva bilden.

Checklista före projektstart

• Vi har skrivit ner vad som räknas som självkostnad och vad som ingår i arvodet.
• Vi vet hur rabatter och bonusar hanteras.
• Vi vet vilka underentreprenörer som arbetar på fast pris och vilka som ingår i den öppna redovisningen.
• Vi har bestämt hur och hur ofta kostnaderna granskas.
• Vi vet var beslut om ändringar dokumenteras och vem som får fatta dem.

Så stödjer ByggBalans detta

I ByggBalans kan ett projekt köras med tre parter. Underentreprenören skickar sina ÄTA till entreprenören som vanligt. Entreprenören lägger sedan fram sina ÄTA för beställaren, som ser underlaget och beslutar i sak och kostnad i ett eget spår. Beställarens beslut syns aldrig för underentreprenören, eftersom de inte är motparter. Varje beslut loggas med namn, datum och belopp, så att den öppna ekonomin också har en öppen beslutshistorik.

Den här texten är allmän information och ersätter inte juridisk rådgivning. Det är villkoren i ert avtal som gäller.